Excelによる見えない非効率

 仕事柄さまざまな職場に顔を出し、実際にそこで働く人たちと業務の中身に関して話すことは非常に多い。きょう日は、どこの企業でもPC、いやExcelが入っているのが当たり前?になっており、彼ら彼女たちは、Excelでとりあえずゴリゴリと一生懸命仕事をしている。
 実はここが曲者である。Excelでの仕事というと、一見創意工夫、もしくは思考型の業務と思われがちであるがさにあらず。どちらかと言うと「作業」と呼ぶべき実に非生産的な業務にかなりの時間を費やしているケースがままあるのだ。
 その多くは、例えばデータの表示位置を変更したり、レイアウトを変えたり・・・といった類のものである。おそらく、元のデータがオフコンかあるいは特定アプリケーションから吐き出したデータのため、それらを見やすいように(もしくは表計算しやすいように)レイアウトを変えているのだろう。操作の内容は、行列の削除挿入、コピーペーストなどが多くを占める。こうした操作を延々と繰り返しているのだ。信じられないような話だけど、例えばデータ件数が何万件もあると、3日くらいかけて、女性事務員が整形作業をやっていたこともあった。
 まあ、こうした非生産的な「作業」は、毎日というケースは少なくて、例えば月次の資料を作る場合など月に数日、あるいは年に数回しかないから、大抵の場合その非効率さが目立ちにくい。大変だぁと思ってるのは当の本人だけで、管理職も含めて職場全体が意識することはあまりない。これはパソコンと付き合っていくうえで仕方がない、と半分宿命のように思っているかわいそうな担当者たち・・・。

 パソコンが職場に導入されて、ものすごく便利になった一方、こうした非合理な仕事の実態がわかりにくくなっている点にも目を向ける必要があると思う。

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