そこでいろいろと探して、文書管理ソフト、もしくは文書ファイリングソフトといった類いのものが多数あることがわかった。
それぞれ様々な特長があるみたい(まだ全てを理解しているわけではないので)だが、様々なアプリケーションで作ったファイルや、紙ベースの情報をpdfなどの共通ドキュメントフォーマットで一元的に管理する、ファイル相互間の関連性を必要に応じてビジュアルにわかるように表示する、といった機能が中心のようだ。
まあ現実の世界では、WordとExcelの印刷物それぞれをひとつのバインダーに帳綴して保管する、ということはよくあるが、それをPC内で例えばpdfファイルに変換して実現しよう、というようなものらしい。
動作スピードや操作性などで、富士ゼロックスのDocuWorksというのが評判がいいようなので、体験版をダウンロードして昨日から使用してみた。
ちなみにこのDocuWorksは、pdfでなく独自のxdw､xbdという形式のファイルを使っている。だから対外的に、pdfほど通用しないだろうけど軽くサクサク動くというのが気に入っている。この独自ファイル形式を使って、DocuWorksの世界の中だけで様々なファイルをバインダーで綴じたり、付箋をつけたり、メモの記入、押印などが出来るというわけだ。
もちろん、人に渡す時にはpdfファイルへの変換も可能だから心配ないということだ(体験版では不可)。
いささか、DocuWorks絶賛になってしまったが、不満もある。バインダーの階層が単一でしか出来ない、ということ。それにOCR読み取りが若干機能不足と感じることなどだ。 特に前者は痛い。現実の世界では、分厚いバインダーの中に書類をいくつかの小分類ごとの束として綴じる場合がある。あたも分厚いバインダーの中に小バインダーがいくつか入っている、というイメージだ。DocuWorksでは、この２階層の書類の帳綴が出来ないらしい(擬似的には出来るらしいがページは通し番号となる)。
まあ、多少の不満はあるが試用して、３０日経過後には正式使用ということになるだろう。
